Om innkjøpsmodulen
Vis - Innkjøp - Innkjøp
I innkjøpsmodulen opprettes innkjøp som kan skrives ut og sendes til leverandører. Produktene du selger kan kjøpes inn fra ulike leverandører, og de kan kjøpes inn til individuelle priser og i ulik valuta.
Merk! For at et produkt skal kunne
kjøpes inn fra en leverandør må det opprettes en leverandørtilknytning
fra produktet. Mer informasjon om hvordan
du knytter en leverandør til et produkt i Knytte en leverandør til et produkt.
Slik foregår innkjøpsprosessen
Innkjøpene kan opprettes på ulike
måter: Vet du hvilken leverandør du ønsker å kjøpe inn produkter fra kan
du opprette innkjøp til en leverandør. Kanskje vet du bare at du mangler
en rekke produkter på lageret. Da kan det være enklere å starte innkjøpsveiviseren,
som har en rekke valg som hjelper deg å plukke ut hvilke produkter du
skal kjøpe inn. Andre ganger har man fått inn en salgsordre, og ønsker
å opprette innkjøp på grunnlag av en salgsordre.
Et innkjøp viderebehandles ved at det
først Overføres til bestilt. I denne prosessen foretas utskrift
av innkjøpet, og det er da du sender innkjøpet til din leverandør.
Deretter
registreres ett eller flere varemottak. Da blir produktene tilgjengelig
på lager, og innkjøpet skifter status til mottatt. Varemottak kan registreres
via ikonet for dette på innkjøpet, eller via lagermodulen.
Etter
registrering av varemottak, helt eller delvis, bokføres innkjøpet som
en leverandørfaktura. Bokføring av delvis mottatte innkjøp er kun tillatt
dersom dette er angitt i firmainnstillingene. Du kan eventuelt også bokføre
en toll- og spedisjonsfaktura i tillegg. Ved eventuelle feil/endringer
kan du opprette en kreditnota fra innkjøpet.
Til slutt overfører du innkjøpet til status Ferdigbehandlet.
Innkjøpene kan skrives ut på en rekke
ulike formularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, HTML, eller
til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver, kan innkjøpet
også overføres til PDF-format som en fil. Alternativt kan du lage en fil
i RTF (Rich text format) som kan leses av i de fleste tekstbehandlingsprogrammer.
Status
Et innkjøp utvikler seg gjennom ulike stadier, kalt Status, avhengig av hvor i prosessen den befinner seg. I nedtrekkslisten øverst til høyre i skjermbildet kan du se hvilken status et innkjøp befinner seg i, og du kan også bruke nedtrekklisten til å filtrere innkjøpene som vises i vinduet.
Les mer om hvordan nedtrekklisten fungerer i Nedtrekkslisten Status.
Innkjøpsveiviseren
Innkjøpsveiviseren hjelper deg å angi utvalg for hvilke og hvilket antall produkter du ønsker å bestille på et innkjøp. Dersom det finnes ubehandlede innkjøp for leverandøren, får du her muligheten til å legge til produktene på et eksisterende innkjøp. Se mer i Innkjøpsveiviseren.
Innkjøpsreservasjoner
Et innkjøp kan reserveres en bestemt salgsordre. Du kan administrere disse innkjøpsreservasjonene i lagermodulen.
Opprette ordre fra innkjøp
Til tider kan det være aktuelt å foreta innkjøpet først, for deretter å opprette en salgsordre basert på innkjøpet.
Opprette innkjøp fra salgsordre
Du kan opprette et innkjøp fra salgsordre dersom du har aktivert funksjonen i firmainnstillingene for produkt. Denne funksjonen benytter deler av innkjøpsveiviseren, og også her kan du legge til produktlinjene på et eksisterende innkjøp.
Opprette innkjøp fra produktkortet
I fanekortet Leverandør i produktkortet,
kan du dersom produktet er knyttet til en leverandør, opprette et innkjøp
ved å klikke på knappen Kjøp dette produktet.
Dersom det allerede eksisterer en ubehandlet innkjøpsordre til denne leverandøren,
kan du velge å legge til innkjøpet i den ordren. Dersom det ikke er ønskelig,
eller det ikke finnes en eksisterende ordre, kan du opprette en ny innkjøpsordre.
Integrasjon med andre moduler
I tillegg til funksjonene som er nevnt over er innkjøp integrert med andre moduler for å gjøre arbeidsprosessene mest mulig tilpasset dine behov.
Innkjøp er en naturlig del av lagermodulen. Derfor er flere innkjøpsfunksjoner tilgjengelige også derfra. I lager finnes vinduet Innkjøp, ikke mottatt, som gir en oversikt over bestilte varer som ikke er mottatt. I tillegg ligger vinduet Innkjøpsreservasjoner i lagermodulen.
Du finner fanekort for innkjøp i Kontaktoppfølging, på Kontaktperson og på Prosjekt. På denne måten blir det enklere å finne frem til innkjøp som er relevante for den enkelte kontakt/-person og det enkelte prosjekt, når du arbeider med nettopp disse.
Leverandørtilknytning av produkter med kobling til leverandørens produktinformasjon
I produktregisteret, fanekortet Leverandør, knytter du dine produkter til leverandører. Her finner du funksjonalitet for å legge inn Leverandørens produktnummer og -navn til bruk på innkjøpet, valutainformasjon, innkjøpspriser med mer.
Du kan også kontrollere at dine innkjøp ikke registreres med antall som ikke aksepteres av leverandøren, for eksempel dersom leverandøren ikke godtar å dele opp forpakninger.
I tillegg kan du koble sammen enheter, slik at du kan selge produktene i en annen enhet enn leverandøren.
Se mer om dette i Knytte en leverandør til et produkt.
Innstillinger
I brukerinnstillingene for innkjøp bestemmer
du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også
gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen.
I firmainnstillingene for innkjøp styres bruksmåten for alle brukere. Du kan blant annet bestemme om det skal være tillatt å bokføre innkjøp før de er fullt ut mottatt, og om du skal kunne endre/redigere på produktlinjene etter at et innkjøp har fått status Bestilt og etter at det har fått status Mottatt.
Firmainnstillingene for produkt inneholder enkelte innstillinger som påvirker innkjøpsmodulen, blant annet kalkulasjon av pris basert på innkjøpspriser og kalkulasjon av kostpris.
Se også:
Opprette innkjøp mot én leverandør (uten veiviseren)
Opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre
Opprette en salgsordre basert på et innkjøp
Bokføre en innkjøpsordre/opprette leverandørfaktura
Bokføre toll/spedisjonsfaktura fra innkjøp
Bokføre kreditnota fra innkjøp
Brukerinnstillinger for Innkjøp