Beeld - Offerte/Order/Factuur
- Order/Factuur
Een aangemaakte order vormt de basis voor de factuur van die order. Alle gegevens van de klant en artikelen worden uit de relevante registers naar de order gehaald, en daarna van order naar factuur overgebracht. Dit vereenvoudigt de registratie.
Orderstatus
De order zelf kan verschillende statussen aannemen, afhankelijk van waar in het proces deze zich bevindt. U kunt zien welke status een order heeft in de afrollijst rechts bovenin het scherm.
De status geeft de verschillende stadia van het verkoopproces weer. Een order wordt normaliter eerst aangemaakt als Niet verwerkte order. In een normaal verkoopproces wordt de order geactiveerd wanneer u op het Factuur-icoon op de werkbalk klikt. De activering zelf gebeurt met het aanmaken van een factuurafdruk. De order verandert naar de status Factuur, of eventueel Factuur (niet geleverd). Een factuur kan tevens een contantfactuur zijn. Dit wil zeggen een factuur die betaald dient te zijn wanneer deze wordt verstuurd.
De facturering kan plaats vinden na of voor het leveren van de artikelen. U kunt in de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur aangeven of het toegestaan is een order te factureren die nog niet volledig geleverd is. Als alternatief kunt u ook kiezen dat de order gefactureerd mag worden als u zelf Gereed voor factureren heeft aangekruist in het tabblad Diversen bij Order/Factuur.
Nalevering
Een order kan de status Nalevering hebben. Dit betekent een gedeelte van de order geleverd en gefactureerd is.
Er wordt een nalevering gegenereerd wanneer u ervoor kiest om het aantal te leveren artikelen te veranderen, en vervolgens een order factureert. De nalevering wordt behandeld als een nieuwe order in het systeem. Bij afdruk van de nalevering, krijgt u het oorspronkelijk ordernummer mee op de afdruk.
Om de functionaliteit Nalevering te kunnen gebruiken dient u de optie Een order kan niet worden gefactureerd voordat de artikelen zijn uitgeleverd uit te vinken in de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur.
U kunt een factuur vanuit dit venster crediteren
door op de knop Wissen te klikken.
Afdrukken
U kunt orders in een aantal verschillende formaten afdrukken en deze versturen
naar een printer, e-mail, fax, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Wanneer
u een PDF-printer hebt geïnstalleerd dan kunt u de order als bestand overbrengen
naar een PDF-formaat.
Tip! Met behulp van de selectie-instellingen
kunt u meerdere orders of creditnota's tegelijkertijd factureren en tevens
individuele rapporten voor de facturatie aanmaken. Deze individuele rapporten
zijn een aanvulling op de systeemrapporten die u vindt onder Bestand
- afdrukken. Meer informatie over hoe u deze functionaliteit optimaal
kunt gebruiken vindt u hier.
Verschillende talen, eigen logo en eigen tekst
U kunt een order in verschillende talen afdrukken, een eigen logo en uw eigen vaste teksten toevoegen.
Een factuur afdrukken in een vreemde taal
Vaste tekst invoeren bij Order/Factuur
Verzamelfacturering
U kunt een order aanmaken met de status Niet verwerkte verzamelorder zodat u voor de orders een verzamelfactuur krijgt.
Kredietlimiet en kredietstop
U kunt een kredietlimiet en kredietstop aanmaken voor een order. Dit verhindert dat voor klanten met een kredietstop of -limiet orders worden aangemaakt. Meer informatie vindt u hier.
Integratie met andere modules
Wanneer u een offerte voor een klant heeft aangemaakt, zal u normaliter de noodzakelijke gegevens geregistreerd hebben om een order aan te maken voor die klant. Daarom kunt u vanuit de offerte met een paar drukken op de knop een order aanmaken. Meer informatie vindt u hier.
Indien de artikelen in uw magazijn aanwezig zijn, zal de levering van de artikelen gebeuren vanuit de Magazijnmodule. De module is nauw verbonden met de orders door middel van een aantal knoppen en functies zoals bijvoorbeeld het openen van orders vanuit het overzichtsvenster in de magazijnmodule dat gegevens weergeeft van bijvoorbeeld Niet-geleverde orders en Voorraadniveau.
Tijdens het aanmaken van een order krijgt u een overzicht van de voorraadstatus van de verschillende artikelen. Als u artikelen wenst in te kopen kunt u een inkooporder gebaseerd op een verkooporder direct vanuit de order aanmaken. Wanneer u artikelen reeds besteld heeft, kunt u deze artikelen reserveren voor de bepaalde order.
U kunt tevens de Inkoopplanning weergegeven die de artikelen toont die zijn ingekocht, maar nog niet ontvangen.
Een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken
Inkoopnummer reserveren voor verkooporder
Activiteiten aanmaken: Door op
het pijltje aan de rechterkant van de knop Activiteiten
aanmaken te klikken, kunt
u doelgerichte activiteiten aanmaken. Met behulp van de Activiteitssjablonen
kunt u zelf bepalen welke activiteitstypes toegankelijk moeten zijn in
elke module.
Order/Factuur is dusdanig met andere modules geïntegreerd, dat het offertes eenvoudig kan ophalen, aanmaken en bewerken. U vindt tabbladen voor offertes bij Relatiebeheer, Contactpersoon, Project en Activiteit.
Meer informatie hier over deze tabbladen in Relatiebeheer, Contactpersoon, Project en Activiteit.
Bij Urenregistratie bestaat een functie om gewerkte uren over te brengen naar Order/Project zodat u deze kunt doorberekenen. Meer informatie hier.
Tip! Factureert u regelmatig dezelfde
artikelen/diensten aan dezelfde klanten kan het gemakkelijk zijn om de
module voor Abonnementsfacturering
te gebruiken. In deze module heeft u het volledige overzicht over afspraken
en abonnementen die aan de betreffende klanten gefactureerd dienen te
worden en hoe vaak de facturering plaats dient te vinden.
Meer informatie over abonnementsfacturering vindt u hier.
Instellingen voor Order/Factuur
Bij de gebruikersinstellingen voor Order/Factuur geeft u aan wat voor
u als gebruiker zichtbaar zal zijn in de vensters. Hier kunt u ook een
aantal keuzes maken die het registratieproces zullen vereenvoudigen.
Bij de bedrijfsinstellingen stelt u de gebruikswijze in voor alle gebruikers. Houd er rekening mee dat deze instellingen zowel gelden voor Offerte, Order als Factuur.
Meer informatie:
Gebruikerinstellingen voor Order/Factuur
Bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur
Over levering- en betalingsvoorwaarden