Funktionen
- Kontakte - Kontaktmanagement
Das Fenster Kontaktmanagement ist zweigeteilt. In der oberen Hälfte tragen Sie allgemeine Informationen über den Kontakt ein und legen fest, zu welchen Kategorien der Kontakt gehören soll. Mithilfe der Kategorien können Sie die Kontakte voneinander abgrenzen, zum Beispiel wenn Sie ihnen später individuell zusammengestelltes Werbematerial zusenden möchten.
Der untere Teil der Kontaktkarte besteht aus verschiedenen Registerkarten, in denen Sie andere relevante Informationen zum Kontakt erfassen, z. B. zu Kontaktpersonen, Aktivitäten, Dokumenten, Vertrieb/Fakturierung, Preisangeboten, Einkäufen, Produkten und Projekten, zur Buchhaltung sowie zur Zeiterfassung.
Weitere Hinweise zu den einzelnen Registerkarten finden Sie hier.
Adresse: Hier legen Sie die Adresse(n) Ihres Kontakts an. Sie können pro Kontakt mehrere Adressen, Telefonnummern und Faxnummern hinterlegen. Nutzen Sie dafür die Pfeilsymbole neben den Feldern. Lesen Sie hierzu auch Adresse, detalliert und weiterführend Adresskfigurationn.
Hauptsitz: Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie z.B. bei Filialbetrieben wünschen, dass die Warenlieferung an die jeweilige Filiale, die Zustellung der Rechnung jedoch an den Hauptsitz erfolgt. Lesen Sie hier mehr dazu.
Benutzerdef. Felder: Mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre Kontakte nach Ihren individuellen Wünschen klassifizieren. Lesen Sie mehr unter Benutzerdefinierte Felder.
Gruppe: Das Anlegen von Gruppen hilft, wenn Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien, Arbeitsaufgaben o.ä. filtern wollen. Lesen Sie mehr unter Gruppen.
Notizen: In diesem Freitextfeld können Sie eigene Anmerkungen eintragen. Lesen Sie hierzu auch Notizen.
Neu: Hier erstellen Sie einen
neuen Kontakt.
Auflisten: Hierüber öffnen Sie
die Kontaktliste.
Sie können in den Benutzereinstellungen für Kontakte festlegen, dass die
Kontaktliste beim Öffnen des Kontaktmoduls automatisch geöffnet werden
soll. Das kann hilfreich sein, wenn Sie z.B. oft nach verschiedenen Kontakten
suchen. Wenn Sie für gewöhnlich eher neue Kontakte erfassen, kann es sinnvoll
sein, die Funktion nicht zu aktivieren.
Weitere Hinweise zur Kontaktliste finden Sie hier.
Kontaktpersonenliste: Die Liste
Ihrer Kontaktpersonen wird geöffnet.
Löschen: Nicht mehr bestehende
Kontakte können Sie löschen. Alternativ können Sie solche Kontakte auch
unter Andere Informationen auf Inaktiv setzen.
Karte anzeigen:
Sie können die Adresse Ihres Kontakts auf einer elektronischen
Landkarte anzeigen lassen. Diese wird in einem eigenen Fenster geöffnet.
Für diese Funktion benötigen Sie einen Internetzugang.
Route anzeigen:
Sie können die Wegbeschreibung zu einem Kontakt anzeigen lassen.
Für diese Funktion benötigen Sie einen Internetzugang.
Tipp! Den Standardlieferanten für die
Kartensuche legen Sie in den Benutzereinstellungen für Kontakte selbst
fest. Wählen Sie zwischen Microsoft, Yahoo und Google.
Kontaktstatus bietet Ihnen eine
Übersicht über alle Kauf- und Verkaufstransaktionen, die zwischen dem
Kontakt und Ihrem Unternehmen stattgefunden haben, zusätzlich zu anderen
wichtigen Kennzahlen. Diese Übersicht ermöglicht Ihnen einen schnellen
Zugriff auf den Vertriebsverlauf des Kontaktes und kann z. B. bei einem
Telefongespräch hilfreich sein.
Standarddokument: Hierüber öffnen
Sie die Liste der Dokumentvorlagen, die Sie für das Erstellen von Standardanschreiben
verwenden können.
Mithilfe
der Schaltfläche Sortieren können
Sie Ihre Kontakte auf viele verschiedene Arten sortieren: nach Kontaktname, Kontaktnr.,
Lieferant oder Telefonnr. Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium
mithilfe des Pfeils rechts neben dem Sortiersymbol.
Wenn Sie auf den Pfeil rechts neben Aktivitäten
erstellen klicken, können Sie eigens angepasste Aktivitäten erstellen.
Sie selbst bestimmen den Inhalt der Aktivitäten und die Zugriffsmöglichkeiten
über die Module.
Über das Symbol öffnen Sie die Benutzereinstellungen für Kontakte. Dort
können Sie z. B. auf der Registerkarte Kontaktregister
unter Andere festlegen, ob die
Kontaktliste beim Öffnen der Kontaktkarte automatisch geöffnet werden
soll. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Firmeneinstellungen
zu öffnen.
Drucken: Hierüber
drucken Sie kontaktspezifische Berichte, z.B. Adresslabels. Aus dem sich
öffnenden Fenster können Sie den gewünschten Bericht wählen und ggf. weitere
Einstellungen festlegen. Weitere Hinweise
zu Berichten finden Sie hier.
Das TAPI-Symbol
(Zusatzprodukt): Wenn Sie das TAPI-Symbol anklicken, ruft das Programm
automatisch die Telefonnummer im zugehörigen Feld an.
Hinweis: Dieses Symbol ist nur sichtbar, wenn Sie das nötige Zubehör installiert
haben. Die Treiber müssen TAPI 3.0 oder höher unterstützen und das Telefon
muss über eine serielle Schnittstelle mit Ihrem PC verbunden sein.
Mithilfe von Skype
können Sie von der Kontakt- oder Kontaktpersonenkarte aus Kontakte anrufen.
Sie können auch Gespräche entgegennehmen. Wenn der Kontakt mit einem Skype-Namen oder einer Skype-Nummer
in Ihrem Kontakt- oder Kontaktpersonenregister erfasst ist, öffnet sich
die entsprechende Karte. Gespräche mit bestehenden Kontakten werden als
Aktivitäten erfasst, sodass Sie später den Verlauf leichter nachvollziehen
können.
Weitere Hinweise zu den übrigen Symbolen der Symbolleiste finden Sie hier.
Siehe auch:
Wichtige Symbole in den Programmfenstern