Funktionen - Vertrieb/Fakturierung
- Auftragsregistrierung
Nachdem ein Auftrag angelegt worden ist, kann er fakturiert werden. Alle Informationen zum Kunden und zu den Produkten werden aus den entsprechenden Registern des Auftrags für die Rechnung übernommen.
Auftragsstatus
Ein Auftrag durchläuft verschiedene Status. Der jeweilige Status lokalisiert in diesem Zusammenhang, an welcher Stelle im Fakturierungsprozess sich ein Auftrag befindet. Die verschiedenen möglichen Status können Sie in der gleichnamigen Auswahlliste im Fenster oben rechts einsehen. Weitere Hinweise zur Status-Auswahlliste finden Sie hier.
Ein Auftrag wird normalerweise zunächst als Unbearbeiteter Auftrag erfasst. In einem einfachen Verkaufsprozess wird ein Auftrag Ausgeführt, indem man auf das Symbol Rechnung in der Symbolleiste klickt. Die eigentliche Ausführung besteht im Erstellen einer Rechnung. Der Status des Auftrags ändert sich dann zu Rechnung oder ggf. zu Rechnung (nicht übermittelt). Eine Rechnung kann auch eine Barrechnung sein, d. h. eine Rechnung, die im Moment ihrer Ausstellung bezahlt wird.
Die Fakturierung kann entweder nach Lieferung der Produkte oder auch schon vorher erfolgen. Ob eine Fakturierung vor Lieferung möglich sein soll, wird in den Firmeneinstellungen angegeben. Alternativ können Sie an der gleichen Stelle festlegen, dass der Auftrag erst fakturiert werden kann, wenn Sie auf der Registerkarte Sonstiges das Kontrollkästchen Bereit zur Fakturierung angekreuzt haben.
Auftragsrückstände
Hat ein Auftrag den Status Auftragsrückstände, wurden bereits Teile des Auftrags geliefert und fakturiert.
Aufträge mit dem Status Auftragsrückstand werden generiert, wenn sich die Lieferanzahl ändert und danach eine Rechnung gestellt wird. Der Auftragsrückstand wird im System wie ein neuer Auftrag gehandhabt. Beim Ausdruck wird die ursprüngliche Auftragsnummer mit angezeigt. Beim Druck von Auftragsrückständen wird die Original-Auftragsnummer mit ausgedruckt.
Bei Auftragsrückständen ist es wichtig, dass in den Firmeneinstellungen für Vertrieb/Fakturierung folgendes Kontrollkästchen nicht markiert ist: Die Fakturierung von noch nicht ausgelieferten Produkten sollte nicht möglich sein.
Sie können von diesem Fenster aus auch eine
Rechnung gutschreiben, indem Sie auf Löschen
klicken.
Ausdrucke
Die Aufträge können auf mehreren verschiedenen Dokumentformularen ausgegeben
und an einen Drucker, E-Mail, Fax oder zur Vorschau auf den Bildschirm
übertragen werden. Wenn Sie einen PDF-Writer installiert haben, kann das
Angebot auch als Datei ins PDF-Format umgewandelt werden.
Tipp! Mithilfe von Filtereinstellungen
können Sie mehrere Rechnungen oder Gutschriften gleichzeitig fakturieren
sowie individuelle Berichte zur Fakturierung erstellen. Solche individuellen
Berichte ergänzen die Systemberichte, die unter Datei
- Drucken hinterlegt sind. Ein Beispiel, wie Sie diese Funktion
optimal nutzen können, finden Sie hier.
Sprache und Anpassung des Erscheinungbildes
Es kann in einer anderen Sprache ausgegeben werden, Sie können Ihr eigenes Logo auf den Ausdrucken platzieren und Ihre eigenen festen Texte hinzufügen.
Rechnungen in anderen Sprachen
Einsetzen eines Logos in Ausdrucke
Einsetzen fester Texte in Ausdrucke aus Vertrieb/Fakturierung
Rechnungsstapel
Sie können Aufträge mit dem Status Unbearbeiteter Sammelauftrag anlegen, um die Aufträge in einem Rechnungsstapel zu sammeln.
Kreditgrenzen und gesperrte Konten
Sie können Kreditgrenzen und Kreditsperren für Aufträge anlegen. Dies kann verhindern, dass Aufträge für Kunden mit Kreditgrenzen und gesperrten Konten angelegt werden. Lesen Sie mehr dazu hier.
Integration mit anderen Modulen
Wenn Sie ein Preisangebot für einen Kunden erstellt haben, haben Sie normalerweise bereits die Informationen erfasst, die zum Anlegen des Auftrages nötig sind, wenn der Kunde das Angebot akzeptiert. Daher können Sie vom Angebot ausgehend in wenigen Schritten einen Auftrag anlegen. Lesen Sie mehr dazu hier.
Bei Lagerware wird die Produktlieferung im Lagermodul vorgenommen. Dieses Modul ist über eine Reihe von Funktionen eng mit den Aufträgen verbunden. Diese Funktionen öffnen z. B. die Aufträge über Übersichtsfenster im Lagermodul, die u. a. gesammelte Informationen zu Aufträge, nicht geliefert und zum Lagerbestand liefern.
In der Auftragsregistrierung können Sie sich Überblick über den Lagerstatus der verschiedenen Produkte verschaffen. Sollte Bedarf nach dem Einkauf neuer Produkte bestehen, können Sie direkt von der Auftragsregistrierung aus eine Bestellung auf der Grundlage des Auftrags erstellen. Vielleicht haben Sie die Produkte bereits bestellt? Dann können Sie diese Bestellung für einen bestimmten Auftrag reservieren.
Sie können sich auch einen Lieferplan anzeigen lassen. Dieser listet bestellte Produkte auf, die noch nicht geliefert sind.
Wie erstellt man Bestellungen auf Basis von Aufträgen?
Wie reserviert man im Auftrag bei einem Lieferanten?
Durch Anklicken des Pfeilsymbols rechts von Aktivitäten
erstellen können Sie maßgeschneiderte Aktivitäten erstellen. Sie
bestimmen selbst den Inhalt der Aktivitäten und in welchen Modulen die
Aktivitätsvorlagen verfügbar sein sollen.
Vertrieb/Fakturierung ist mit anderen Modulen integriert, sodass Preisangebote als natürlicher Teil des Arbeitsprozesses übernommen, erstellt und bearbeitet werden können. Registerkarten für Vertrieb und Fakturierung finden Sie in den Modulen Kontakt, Kontaktperson, Projekt und Aktivität.
Lesen Sie mehr über die Registerkarten: Kontakt, Kontaktperson, Projekt und Aktivität.
In der Zeiterfassung gibt es Funktionen für die Übertragung geleisteter Stunden an das Auftrags-/Projektmodul zwecks Refakturierung der Stunden. Lesen Sie mehr zur Zeiterfassung hier.
Falls Sie regelmäßig dieselben Kunden
für dieselben Produkte und/oder Dienstleistungen fakturieren, kann es
sinnvoll sein, das Modul für Abonnementabrechnung
zu verwenden. In diesem Modul haben Sie vollen Überblick darüber, welche
Kundenvereinbarungen und Abonnements welchen Kunden in Rechnung gestellt
werden sollen und wie oft fakturiert werden soll.
Lesen
Sie hier mehr zur Abonnementabrechnung.
Einstellungen für Vertrieb und Fakturierung
In den Benutzereinstellungen für Vertrieb und Fakturierung legen Sie fest,
was für Sie als Benutzer in den verschiedenen Fenstern angezeigt wird.
Hier können Sie auch Einstellungen vornehmen, die den Registrierungsvorgang
vereinfachen können.
In den Firmeneinstellungen werden die modulbezogenen Einstellungen für sämtliche Benutzer der Firmendatenbank festgelegt. Beachten Sie, dass diese Einstellungen für Preisangebot, Aufträge und Rechnung gelten.
Siehe auch:
Benutzereinstellungen für Vertrieb/Fakturierung
Firmeneinstellungen für Vertrieb/Fakturierung